6. jun. 2017

Velplanlagte teambuildingsaktiviteter og engagement bør være grundlaget for virksomhedernes retræte, siger Stuart Harris.

Planlæggere og deltagere i off-site virksomhedens retræte, ser alt for ofte disse aktiviteter ud som et andet teammøde, men med den ekstra bonus af en anstændig middag eller en runde golf. Det er dog en glimrende mulighed for at opbygge virksomhedskultur ved at lindre teamet fra dets daglige pres, for at overveje at få den bredere organisation - væk fra det kendte kontormiljø. Hvorfor? Fordi det kræver en betydelig mængde tænkning og planlægning, hvis det skal lykkes – en tid, som mange organisationer ikke har. Strukturen af virksomhedernes retræte er lige så vigtig som logistik, såsom mødested, dagsorden og rejser, for at sikre at medarbejderne engagere sig med dagen og endnu vigtigere med hinanden.

Hvorfor er medarbejderengagement vigtigt?

Programmet og dagsordenen er din måde at tiltrække medarbejdernes opmærksomhed på og involvere dem i hele retræte programmet. At have en fast plan og mål for dagen er vigtig, da det giver resultater. Tænk på, hvad du vil opnå, hvilke adfærd du vil udvikle, eller hvilken dynamik du vil ændre, og sørg for at de er sat i forvejen. Erfaringen har vist os, at mange vælger en fridag med brede emner, men det fører ofte ikke til produktive diskussioner. En udviklet dagsorden er meget mere effektiv, suppleret af mål med klare resultater fra hver aktivitet. Alle deltagere skal kunne forstå, hvordan deres diskussioner vil hjælpe dem med at flytte organisationen til sine endelige mål. Hvis du vil øge engagementet mellem dine medarbejdere i en virksomheders retræte, støtte og deltagelse fra topledere kan gøre eller bryde det. Fordi de højtstående teammedlemmer har stor indflydelse på virksomheden, kan de bruges til at motivere andre til at blive involveret og give offsite en stærkere følelse for betydningen. Hvis medarbejderne er aktivt engageret, er de mere tilbøjelige til at blive hos dem, når de er tilbage på arbejdspladsen.[rl1] 

Hvordan engagerer du medarbejdere på offsite?

Ansættelse af gæsteforelæsere eller motiverende højttalere er en fantastisk måde at stimulere diskussion på og holde virksomheden fra at retræte sig fra regelmæssige møder. Du skal dog sørge for, at de passer til dit team og ikke bare er ‘brand’ foredragsholdere. Når du taler via højttaleren om det overordnede formål eller mål for dit retræte, kan du skræddersy præsentationen for at imødekomme dine forventninger. At have mere spændende (eller ukonventionelle) inddragelser er en vigtig drivkraft for succes i et teams offsite. Sjove teambuildingaktiviteter bør ikke overses, især hvis deltagerne forventes at sidde i lange møder. Energisers, interaktive "breakout" -sessioner eller andre nye tilføjelser til programmet kan hjælpe med at afslutte dagen og øge motivationen - disse kan variere fra musikaler, ice breakers, konkurrencer eller fulde turneringer. I større organisationer er disse nyttige til at opmuntre samspil mellem teammedlemmer, som normalt ikke kommunikerer. En ekstern præsentant til at planlægge og lede dagen, som Team Building Asia, kan være værdifuldt for et teams retræte. De kan frit evaluere og udforske processen uden foruddefinerede ideer om team-dynamik. Ideelt set er de en del af planlægningsprocessen, så de kan gøre sig bekendt med selskabet og dets mål for at sikre, at dagen bliver effektiv. For at sikre, at det hårde arbejde i offsite ikke svækkes, er det vigtigt at have en plan klar for de næste trin og muligheder for feedback efter dagen. Konsolider alle noter og handlinger i et dokument, skal at fordele dem til alle deltagere. Sørg for, at du også evaluere retræte i virksomheden, og se på succes og fiasko sammen med eventuelle forbedringer til næste gang.

De centrale afhandlinger

At investere tid og kræfter i at planlægge en interessant offsite og involvere alle medarbejdere kan virkelig gøre en stor forskel på dagens udfald. Et succesfuldt team retræte, kan have en langt større indflydelse på organisationen, skabe nye måder at kommunikere og permanent ændre team-dynamikken positivt. 

Stuart Harris er medstifter og administrerende direktør for Catalyst Hong Kong & China, Team Building Asia